Avantages de l'utilisation d'un programme d'inventaire géré par le fournisseur

Vous recherchez des moyens de réduire les coûts, de rationaliser les commandes et de vous assurer de ne jamais manquer de produits. N'est-ce pas tout le monde?

Une solution pourrait être l'adoption de l'inventaire géré par le fournisseur (VMI), un accord entre votre entreprise et votre fournisseur pour reconstituer automatiquement le stock. Au fond, c'est assez simple: votre fournisseur surveille votre inventaire à l'aide de ses propres employés ou obtient des informations sur les stocks de votre part, le client. Le stock est réapprovisionné automatiquement, sans engagement du client. Ça a l'air plutôt gentil, non? Bien fait et pour le bon client, VMI peut être une situation gagnant-gagnant pour vous et votre fournisseur.

Vous pensez peut-être que votre entreprise est trop petite pour bénéficier des systèmes de gestion des stocks. Pas si vite. VMI a plus à voir avec les délais que la taille de votre entreprise. Parlez à votre fournisseur. En analysant les SKU dans plusieurs catégories, votre fournisseur peut créer des conteneurs pour réduire le stock global et augmenter la fréquence d'achat, ce qui vous permet de maximiser les économies. Votre fournisseur peut vous aider à prendre de meilleures décisions d'achat, notamment en gérant les coûts en réduisant les pics et les baisses de stock.

Nous avons identifié trois avantages évidents pour vous:

1 | Inventaire Lean

En entreprise, les flux de trésorerie et les niveaux de stocks vont de pair. Il est frustrant de voir la poussière se déposer sur des produits lents dans votre entrepôt. Dans le cas d'un programme VMI, votre fournisseur assume la charge de la trésorerie / du stock immobilisé. Vous indiquez à votre fournisseur les produits dont vous avez besoin et à quel moment, et il vous les fera parvenir juste à temps. De toute évidence, il y a des détails à régler. Les deux parties décrivent un arrangement détaillé avec des termes clairement définis tels que les périodes de conservation des stocks, les délais à respecter, les conditions de paiement, etc.

Un avantage supplémentaire est que votre programme de gestion des stocks peut vous aider à planifier les perturbations de la chaîne d'approvisionnement comme l'arrêt du Nouvel An chinois.

2 | Coûts d'exploitation réduits

Maintenant que quelqu'un d'autre gère votre inventaire, vous pouvez libérer du capital en payant de l'espace ou du personnel. Vous fournirez à votre fournisseur l'historique de vos ventes et la quantité d'inventaire que vous avez généralement sous la main. Ils utiliseront ces données pour prévoir votre demande et proposer un plan comprenant la quantité et la fréquence de commande. Soit vous passez les commandes selon leurs suggestions, soit vous les autorisez à passer commande en votre nom, en fonction du plan proposé. Habituellement, une fois que les marchandises sont prêtes, elles sont expédiées à l'entrepôt de votre fournisseur ou à un autre emplacement 3PL jusqu'à ce que vous envoyiez une mainlevée d'inventaire.

3 | Relation fournisseur renforcée

Vous avez peut-être réalisé qu'un programme d'inventaire géré par le fournisseur nécessite un degré élevé de confiance entre vous et votre fournisseur. Ce type de confiance développe un véritable partenariat qui vous permet de réduire vos coûts et d'augmenter votre efficacité, tout en aidant votre fournisseur à gérer ses besoins de fabrication et à atténuer les fluctuations imprévues de la demande saisonnière et les changements du marché. Ce type d'informations signifie que votre fournisseur a votre produit au moment où vous en avez le plus besoin.

D'accord, vous pensez donc que VMI pourrait être un excellent outil pour votre entreprise. Et après?

Établir et maintenir un programme VMI réussi

Est-ce un bon ajustement?

Posez-vous ces questions pour déterminer si VMI convient bien à votre entreprise:

• Vos ventes représentent-elles un pourcentage suffisamment élevé de l'activité pour que ce fournisseur justifie qu'il prenne plus de risques?
• Vos ventes sont-elles stables? Ou très saisonnier? Ou principalement sur commande?
• Votre fournisseur est-il capable de s'adapter rapidement aux évolutions de vos prévisions?
• Votre fournisseur dispose-t-il d'employés formés, de systèmes informatiques appropriés et d'espace d'entrepôt pour gérer adéquatement votre inventaire?

Si vous répondez par l'affirmative à ces questions, engagez une conversation avec votre fournisseur pour savoir s'il propose des services VMI et si votre entreprise est éligible.

Clarifier les attentes dès le départ

Il y a des avantages et des risques pour vous et votre fournisseur. Clarifiez les attentes grâce à des discussions ouvertes et approfondies. La transparence et la confiance, ainsi qu'une compréhension claire de ce qu'implique un programme VMI, augmenteront vos chances de succès. Interroger:

• Qu'attend chaque partie de cet accord?
• Quels obstacles doivent être surmontés avant la mise en œuvre?
• Quel est un calendrier raisonnable pour la mise en œuvre?
• Combien de mois de stock de sécurité le fournisseur doit-il avoir sous la main à un moment donné?
• Existe-t-il des conditions d'inventaire obligatoires (30, 60, 90, 120 jours)?
• Quelle partie accepte la responsabilité des articles lents?
• Les frais de manutention, de stockage et de camionnage seront-ils facturés séparément ou regroupés dans le prix unitaire?
• Comment les flux de trésorerie de chaque partie seront-ils affectés?

Ne minimisez pas ce dernier point. Ce qui se passe généralement est le suivant: le fournisseur est propriétaire de l'inventaire pendant de plus longues périodes et supporte donc plus de risque d'inventaire (encaisse les liquidités). Le fournisseur doit décider si ce risque est un compromis raisonnable.

Établissez un transfert d'informations fluide

Maintenant, écoutez ceci: Un programme VMI est aussi bon que sa qualité d'échange d'informations. Pour que le fournisseur maintienne efficacement les marchandises dans le pipeline et gère correctement l'inventaire, il aura besoin visibilité totale à vos niveaux de ventes et de stocks. Voici quelques points à garder à l'esprit:

• Le fournisseur a besoin des prévisions quotidiennes ou hebdomadaires du client
• Les ventes réelles et le stock actuel sont meilleurs qu'une prévision (pas de devinettes)
• Le fournisseur peut planifier les quarts de travail à venir ou les pics saisonniers de la demande
• Le fournisseur doit fournir des rapports sur l'état de la commande afin que le client puisse voir les informations en direct
• Le but ultime est la transparence des deux côtés

Intégrez les systèmes partout où cela est possible

Recommencer: l'échange d'informations est essentiel à la réussite d'un programme VMI. Bien que les données puissent être échangées et gérées manuellement à petite échelle ou pendant une courte période, ce n'est pas une manière durable de fonctionner. Utiliser et relier des systèmes d'échange de données informatisées (EDI) est la meilleure solution, alors faites-en une priorité si possible. Voici quelques avantages de l'intégration informatique:

• Réduction du nombre de feuilles de calcul
• Moins de risque de confusion ou d'incompréhension
• Le fournisseur peut accéder aux informations et rapports en direct pour vérifier l'état des stocks et les commandes
• Plus fiable

Gardez les lignes de communication ouvertes

La cause la plus fréquente d'échec est une panne de communication. Les deux parties doivent être disposées et capables de maintenir ouvertes les voies de communication. Le but ici est de former un partenariat mutuellement avantageux, vous devez donc être sur la même longueur d'onde.

Par exemple, votre fournisseur doit tenir compte des arrêts de production du Nouvel An chinois chaque année lors de la planification de votre inventaire. S'ils ne communiquent pas l'impact du CNY et leur plan pour maintenir une chaîne d'approvisionnement ininterrompue, vous pourriez être laissé dans le noir et vous retrouver dans une mauvaise position si vous avez soudainement besoin d'une poussée de marchandises pendant la période d'arrêt. Autres exemples de cas où la communication ouverte est particulièrement importante:

• Si la demande change et que les marchandises doivent être expédiées ou stockées pendant une période plus longue
• Si une commande est en retard ou s'il y a une autre perturbation dans la chaîne d'approvisionnement
• S'il y a une circonstance atténuante et que le client a besoin de conditions flexibles pour une période déterminée (par exemple, une période obligatoire prolongée de 60 à 90 jours)

C'est donc l'inventaire géré par le fournisseur. Peut-être qu'après avoir répondu à ces questions par vous-même, vous êtes prêt à demander à certains de vos fournisseurs. Qui sait? VMI pourrait être simplement l'outil pour vous aider à faire passer votre entreprise au niveau supérieur.